Informacje posiadające wartość gospodarczą, czyli kluczowe dla prowadzenia przedsiębiorstwa, powinny zawsze zostać starannie zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. Plany rozwoju firmy, bazy danych klientów, informacje finansowe, plany organizacyjne przedsiębiorstwa należą do informacji poufnych, a więc stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Jak wyglądać powinna umowa o zachowaniu poufności, od kogo można wymagać jej podpisania i kiedy należy ją przetłumaczyć? Tego wszystkiego dowiecie się z poniższego wpisu.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności?

Umowa taka, nazywana również w skrócie NDA (Non- Disclosure Agreement), jest rodzajem kontraktu zawieranego pomiędzy przynajmniej dwiema stronami. Na mocy postanowień tego kontraktu wszystkie strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy informacji wskazanych w umowie. Powinna więc ona precyzyjnie określać informacje mające istotne znaczenie dla przedsiębiorstwa i stanowiące tajemnicę. Do zachowania informacji poufnych mogą zostać zobowiązani:

  • pracownicy,
  • podwykonawcy,
  • przyszli i obecni partnerzy biznesowi.

Co powinna zawierać umowa?

Żadna ustawa nie reguluje dokładnie kształtu umowy o zachowaniu poufności. Zasada swobody umów wskazuje, że jej treść może być dowolna pod warunkiem jednak, że żaden z jej zapisów nie stoi w sprzeczności z prawem lub zasadami współżycia społecznego. Zgodnie z powszechną praktyką, postanowienia umowy powinny jednak stanowić następujące informacje:

  • strony kontraktu zobowiązane do zachowania poufności – dane, dzięki którym można je bez wątpliwości zidentyfikować;
  • czas trwania umowy;
  • precyzyjnie określone informacje poufne;
  • określenie celu utrzymania poufności;
  • środki bezpieczeństwa, które strony powinny podjąć dla zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa;
  • skutki naruszenia zobowiązania;
  • opis działań, które po zakończeniu okresu trwania umowy mają zostać podjęte (na przykład przekazanie lub zniszczenie kopii dokumentów).

Jakie informacje mogą być informacjami poufnymi?

Zachowaniu poufności mogą podlegać:

  • informacje handlowe,
  • informacje techniczne,
  • dane technologiczne,
  • bazy danych partnerów biznesowych, klientów, kontrahentów,
  • specyfikacje usług i produktów,
  • dokumentacja projektowa,
  • strategie rozwoju firmy.

To, jakie informacje będą uznawane za tajemnice przedsiębiorstwa, zależy od rodzaju prowadzonej działalności, ale każda z nich powinna zostać uwzględniona w umowie.

Zobowiązanie do poufności – czas obowiązywania

Istotnym będzie również określenie czasu, przez jaki informacje stanowiące przedmiot umowy rzeczywiście będą uznawane za poufne. Jeśli przez czas nieokreślony – umowa powinna to wyraźnie wskazywać. A jeśli informacje będą chronione tylko przez określony czas – w umowie należy wskazać dokładny termin wygaśnięcia zobowiązań.

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji obecnie nie narzuca już trzyletniego okresu zachowania poufności informacji stanowiących tajemnicę firmy liczonego od dnia ustania stosunku pracy. Warto więc, aby przedsiębiorcy zrewidowali pod tym kątem każdą zawartą umowę o poufności.

Naruszenie umowy i dochodzenie roszczeń

Każda ze stron umowy powinna również zostać poinformowana o tym, czym skutkować będzie bezprawne ujawnienie informacji poufnych. Celem wprowadzenia tego typu restrykcji w umowie o zachowaniu poufności jest zabezpieczenie interesów przedsiębiorcy lub przedsiębiorców, którzy umowę tę zawierają. W przypadku gdy zobowiązanie zostanie naruszone, wobec nielojalnego zobowiązanego do zachowania poufności, można zastosować różnego rodzaju konsekwencje:

  • kara umowna – w przypadku naruszenia postanowień umowy o zachowaniu poufności, można domagać się kary umownej bez konieczności dowodzenia poniesionej przez przedsiębiorcę straty;
  • odszkodowanie – nieco inaczej jest w przypadku odszkodowania. Do jego otrzymania konieczne jest jednak udowodnienie winy, wykazanie, że strona czy strony nielojalne wyrządziły szkodę, a także wskazanie zależności pomiędzy winą pozwanego i wyrządzoną przez niego szkodą;
  • zapis o wypowiedzeniu umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia poufności informacji objętych umową.

Z kolejnej części wpisu dowiecie się, w jakich sytuacjach należy umowę poddać tłumaczeniu, kto może wykonać tłumaczenie umów handlowych i dlaczego lepiej zaufać człowiekowi niż maszynie.

podpisywanie umowy o zachowaniu poufności

Umowa o zachowaniu poufności – kiedy i jak należy ją przetłumaczyć?

Istnieją sytuacje, w których omawiany rodzaj umowy należy przetłumaczyć z języka polskiego na język obcy. W praktyce konieczność taka występuje, gdy umowa podpisywana jest z pracownikiem, podwykonawcą lub partnerem zagranicznym. Do obowiązków przedsiębiorcy należy bowiem zapewnienie, aby wszelkie dane i informacje zawarte w zapisach umowy były łatwo dostępne i zrozumiałe dla każdej strony zobowiązanej umową.

Kto może przetłumaczyć umowę?

Tłumaczenie umów o dochowaniu tajemnicy przedsiębiorstwa to zadanie dla tłumacza przysięgłego. W tym przypadku nie wystarczy zwykły tłumacz, nawet najlepszy. A to dlatego, iż umowa jest dokumentem mającym moc prawną – a więc i jej tłumaczenie powinno ją mieć. Musi więc zostać sporządzone przez osobę nie tylko posiadającą doskonałą znajomość języka źródłowego i docelowego, ale również uprawnienia do tłumaczenia dokumentów urzędowych, administracyjnych czy prawniczych.

Zawód tłumacza przysięgłego jest zawodem zaufania publicznego, a zasady jego wykonywania opisuje Ustawa z dnia 25.XI.2004 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego. Na jej mocy tłumacz wpisany na listę tłumaczy przysięgłych może realizować tłumaczenia prawnicze, tłumaczenia aktów notarialnych, aktów stanu cywilnego, umowy i inne dokumenty mające moc prawną.

Tłumacz realizujący tłumaczenie poświadczone zobowiązany jest do złożenia odręcznego podpisu i odcisku pieczęci na dokumencie – tylko takie dokumenty są honorowane przez urzędy i organy Państwa. Ponad to zawodowo odpowiada za jakość swojej pracy – za ewentualne błędy i uchybienia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Tłumacz czy narzędzie do korekty tekstu?

Wobec powszechnej dostępności różnorodnych narzędzi służących do tworzenia czy korekty tekstu wiele osób ulega pokusie zaoszczędzenia kilku groszy na usługach tłumacza przysięgłego. Czy jest to poważny błąd? Dlaczego zaufać człowiekowi, a nie maszynie?

Powodów, dla których tłumaczenie umowy warto powierzyć człowiekowi, jest przynajmniej kilka. Najważniejszy z nich jest natomiast taki, że narzędzie wygeneruje nam wprawdzie tekst z grubsza zrozumiały i poprawny, ale jednak niedoskonały. Pamiętajmy, że język, a w szczególności język dokumentów prawniczych, jest czymś znacznie więcej niż tylko zlepkiem słów ułożonych w określonej kolejności.

Jeśli więc chcemy uzyskać perfekcyjnie sformułowany tekst umowy, musimy skorzystać z usług prawdziwego – nie wirtualnego – tłumacza. Tylko taki sprawi, że będziemy mieli pewność absolutnej poprawności i przejrzystości podpisywanej umowy, a stawiając pod nią swój podpis i odcisk pieczęci – poświadczy jej zgodność z przepisami prawa. A na tym powinno nam właśnie zależeć.

Wiecie już wszystko o umowie o zachowaniu poufności – jakie ma znaczenie, jak powinna wyglądać i jakie informacje zawierać. Jeśli przyjdzie Wam kiedykolwiek poddać ją tłumaczeniu, pamiętajcie o powierzeniu tego zadania doświadczonemu tłumaczowi przysięgłemu.

Zapraszamy do kontaktu i skorzystania z usług tłumaczeń prawniczych świadczonych przez biuro tłumaczeń TEXTOLOGY! Z nami masz gwarancję dokładnie i poprawnie przetłumaczonej umowy o zachowaniu poufności, która będzie chronić Twoje interesy przy współpracy z zagranicznymi kontrahentami lub pracownikami.